Раскрась список задач в Outlook: как не потеряться в TODO

Не все из вас пользуются Outlook, и тем, кто не пользуется, статья вряд ли что-то даст. Более того, я не раскрою ничего, чего бы вы при желании не могли бы найти сами за 5-10 минут. Однако, я всё равно нахожу полезным рассказать о некоторых приёмах, позволяющих легче ориентироваться в списке задач, встающих передо мной ежедневно.

Как известно, яркое привлекает, также проще заметить крупное. К использованию этих свойств нашего «видения» и сводится сегодняшний совет. Я предлагаю вам чаще использовать автоматическое форматирование, доступное вам в списках вкупе с установкой приоритета задачи.

Итак, при начальной обработке задачи (письма в Inbox-е, к примеру) я не только применяю основные правила GTD, но и выставляю два атрибута — приоритет и дату исполнения. Даже если дата = Нет Даты.

Зачем я это делаю? Для того чтобы легче планировать. У меня выделены несколько чаще всего используемых View (сейчас оставим в стороне календарь, где и планируется день), которые позволяют мне видеть список задач на неделю, месяц и весь год.

При этом задачи не выглядят банальным списком:

Как вы видите, важные задачи выделяются цветом и размером шрифта. Да, некоторые найдут неодинаковый размер не совсем эстетичным, но, согласитесь, именно выделенные задачи привлекают внимание в первую очередь, а заметили ли вы задачи, отмеченные как неважные? Не сразу, я думаю.

Как это сделано? Зайдите в меню:

Появится диалог. Здесь вы видите, что нужно выбрать команду:

Затем вы можете настроить внешний вид

и условия, при которых следует применять этот внешний вид:

Отмечу, что я использую ещё один «трюк» при работе в списках на месяц и неделю: в списке на неделю задачи отсортированы по возрастанию даты, а на месяц —  в обратном порядке. Зачем так? Чтобы на первом же экране, без скроллинга увидеть отдалённые задачи и не забыть о них. Скорее всего, задачи, находящиеся внизу списка, уже попали в список на неделю и я их и так увижу. Небольшая подкрутка, а мне помогает легче видеть, что там дальше.