Упорядочивая хаос: 5 способов улучшить работу рекламного агентства

Смотрите пост в полноценной красивой верстке

 

Юрий ФЕДИН

Сооснователь интернет-агентства IWILL

Унифицируйте процесс работы над проектами

Это очевидная вещь, но многие в нашей сфере считают свою работу слишком «творческой», а сам процесс — «уникальным», поэтому предпочитают использовать каждый раз новый подход к решению одних и тех же задач. И процесс работы над спецпроектами, медийными размещениями или видео-продакшен в 90% случаев превращается в хаос. Если 20 разных людей возьмутся за 20 разных идей, у них получится 20 разных проектов. Каждый сделает работу по-своему, многие повторят предыдущие ошибки других. Но если дать каждому один и тот же проект с описанием методологии его реализации (не с пошаговым решением, а с описанием основных вех), количество брака снизится в несколько раз.

Все проекты рекламных агентств, несмотря на кажущуюся уникальность, можно разбить на типы по закономерностям и повторяющимся операциям. Для облегчения задачи рекомендую прочитать книгу Вадима Богданова  «Управление проектами. Корпоративная система — шаг за шагом»  — пошаговое руководство «для чайников» по построению собственной корпоративной системы управления проектами (КСУП).

Будьте готовы столкнуться с непониманием сотрудников сути системы управления проектами. Они будут говорить, что вы «разводите бюрократию и мешаете работать», «убиваете творческий подход», «управляете небольшим агентством как государством».

Вадим БОГДАНОВ

«Управление проектами Корпоративная система – шаг за шагом»

Мой опыт подсказывает, что КСУП полезна уже тогда, когда у одного руководителя появляется больше четырёх подчинённых, то есть даже в рамках небольшого агентства.

 

Внедрите информационную систему

В условиях большого количества проектов делать работу «на коленке» не получится. Советую прочитать замечательную статью о том, как информационная система управления проектами (ИСУП) помогает агентствам.

Cуществует два подхода к выбору системы. При первом используется решение, объединяющее в себе все необходимые инструменты. При втором под каждый инструмент подбирается отдельное решение. Есть ещё третий вариант, когда компании разрабатывают информационную систему под себя, но он актуален для больших компаний, а 99% рекламных агентств на рынке не вырастают до таких размеров.

Мы в агентстве используем второй подход, однако при нём возникает необходимость привыкать к разным инструментам. Cейчас присматриваемся к новому решению, которое позволит объединить в себе большую часть инструментов.

Инструментом постановки задач для нас служит таск-менеджер Trello. Это одна из самых простых программ, с которыми я работал: она подходит рекламным агентствам с большим количеством творческих людей, предпочитающих простые в использовании и удобные инструменты. Управленческим учётом занимаемся с помощью Excel, для тайм-трекинга используем 32dayz, позволяющий категорировать задачи и тем самым облегчающей анализ потраченного времени. Для ведения продаж обращаемся к AMO CRM,  системой знаний управляем с Confluence, а проектная документация хранится и передаётся через Dropbox.

 

Разделите процесс на циклы

Cотрудники производственного отдела часто сетуют на большое количество cрочных задач и авралы, свойственные любому агентству. Во многих компаниях для этого существует специально созданная должность — трафик-менеджер. Это человек, распределяющий нагрузку на людей внутри агентства — «нянька» для ленивых руководителей. Но случается так, что сотрудники идут в обход трафик-менеджера, обращясь напрямую к тому, от кого требуется срочная помощь. В этом случае он оказывается неэффективным.

Таких проблем можно избежать, если поставить производство креатива на «на поток». Выделите типовые цикличные проекты в тех случаях, когда можно это сделать. К примеру, этот метод применим в области контент-маркетинга (наполнение сайтов контентов, ведение сообществ и др.).

Поскольку люди — ключевой ресурс агентства, от их подготовки зависит качество предоставляемых агентством услуг и эффективность работы

 

Опишите производственные циклы, выделив в проекте основные этапы. Например, «производство текстового контента — визуализация — корректировки менеджера — сдача — корректировки клиента — сдача». Заложите время на каждый этап с учётом рисков и высчитайте длительность цикла подготовки фиксированного объёма материала (например, контент-плана на две недели).

Исходя из сроков производственных циклов, распределите повторяющиеся задачи: подготовка контент-плана по проектам А, Б и В происходит в нечётную неделю месяца, по проектам Г, Д и Е — в чётную неделю месяца.  Руководители могут использовать этот план, чтобы контролировать сроки постановки задач линейными менеджерами. 

Внедрение системы циклов производства в нашем агентстве позволило сократить издержки на ведение проектов по коммьюнити-менеджменту на 25%. Аккаунт-менеджер ещё за месяц до выхода контент-плана ставит задачу редактору на подготовку контента. Запас по времени избавляет нас от авралов и помогает справляться с клиентскими «хотелками», не переходя на круглосуточный режим работы.

 

Обучите сотрудников перед началом работы

Поскольку люди — ключевой ресурс агентства, от их подготовки зависит качество услуг и эффективность работы. Правильно выстроенный процесс обучения сотрудника может сэкономить несколько месяцев работы «в поле», а в конечном итоге и существенно увеличить его КПД.

В нашем агентстве существует курс молодого бойца (КМБ) для сотрудников каждого из отделов, а также курс обучения тренеров — квалифицированных менеджеров, занимающихся обучением сотрудников.

Вот, из чего состоит наш курс подготовки:

— Введение в бизнес, адаптация и подготовка к условиям труда. Обучение базовым навыкам Word, Excel и Power Point (либо проверка на знание базового функционала, хотя частично это проверяется на собеседовании). Изучение миссии компании.

— Изучение КСУП и ИСУП. Как ведутся проекты, что такое инициация проекта, как проекты попадают в реестр, как называются файлы и темы писем и пр.

— Базовые навыки: правила постановки задач и их контроль, изучение методологии решения проблем, правила комментирования материалов в агентстве и пр.

— Профильный курс подготовки. Если человек будет вести сообщества в социальных сетях, это могут быть курсы игрофикации Сoursera. Если он будет заниматься Google Analytics, то курсы Нетологии. При этом мы обязательно следим за тем, чтобы подобные курсы предусматривали тестирование на получение сертификатов, подтверждающих уровень владения той или иной областью знаний. Внедрение курсов без сертификации и проверки может привести к тому, что часть сотрудников просто не захочет обучаться, а заметите вы это слишком поздно.

Полезно давать сотрудникам задания и тесты, косвенно связанные с деятельностью агентства, развивающие определённые качества. Например, это могут быть головоломки или тесты на логику.

Проводите работу над ошибками

Многие агентства постепенно замедляются в развитии. Зачастую это связано с неумением проводить работу над ошибками — как в ходе проекта, так и после него.

Важно научить людей решать проблемы и анализировать свои неверные шаги. Для этого можно внедрить методологию решения проблем: набор инструментов, позволяющий проанализировать возникающие трудности. У нас в агентстве это «Метод пяти почему» (после формулировки проблемы необходимо пять раз задать вопрос «Почему?», чтобы дойти до истины) и диаграмма причинно-следственных связей (она же «Рыбий скелет») для решения более сложных проблем.

Приведу пример решения задачи по методу пяти. Проблема: руководитель проекта не проследил за тем, чтобы менеджер Петя вовремя осуществил комментирование ролика на Youtube.

Креатив — здорово, но придумать — не значит сделать.

А сделать — не значит добиться хороших результатов

 

Задаём такие вопросы: Почему руководитель не проследил за этим? Почему менеджер Петя этого не знал? Почему ему не рассказали об этом в рамках КМБ? Почему этот пункт не включён в КМБ? В результате анализа проблемы можно назначить ответственного по разработке и включению этого пункта в программу КМБ. Таким образом агентство сможет избежать этой проблемы в будущем.

Многие рекламные агентства констатируют факты в рамках PPM (Post Production Meeting), но не заботятся о том, чтобы глубже анализировать выводы и внедрить их на уровне агентства. Создавайте команды улучшения процессов либо назначайте людей, ответственных за решение каждой найденной проблемы и его внедрение на уровне агентства. В Японии давно практикуется подобный подход — там формируются «кайдзен-команды».

В нашем агентстве практикуется мероприятие «Бодрый Вторник», в рамках которого сотрудники выступают либо с презентациями на актуальные темы, либо с презентациями, анализирующими только что завершённый проект.

 

Вывод

Креатив — здорово, но придумать — не значит сделать. А сделать — не значит добиться хороших результатов. Большая часть агентств зачастую пренебрегает налаживанием процессов внутри, ссылаясь на «творческий аспект» работы, а ведь единый процесс, как правило, помогает добиться единого результата. С ростом агентства важно не забывать, что управление такой компанией подразумевает проектный подход, а большинство проектов в агентствах можно стандартизировать и разбить на типы.

Фотография на обложке: Kyle Bean



Читать на эту тему:

Евгения Письменная «Система Кудрина»



«Восход»: Как рекламное агентство из Екатеринбурга получило «Каннских львов»



Производственный процесс: Как работают дата-центры

Источник: HOPES AND FEAR